Tag Archives: paperless office

Ilustrasi Kemajuan Teknologi

Kantor Ramah Lingkungan dengan Penerapan Paperless Office

Kantor Ramah Lingkungan dengan Penerapan Paperless Office

Ilustrasi Kemajuan Teknologi
Ilustrasi Kemajuan Teknologi. (Sumber: Marvin Meyer/Unsplash)

Kemajuan teknologi telah membantu dan membawa perubahan, termasuk dalam dunia kerja di mana semua pengolahan data dan informasi bisa dirangkum menggunakan suatu sistem. Sistem informasi ini nantinya akan memudahkan kita dalam mengelola setiap transaksi yang ada, salah satunya adalah surat menyurat.

Berita baik untuk lingkungan: kehadiran teknologi juga bisa mempermudah penerapan konsumsi dan produksi berkelanjutan, termasuk di tempat kerja. Kemajuan teknologi menawarkan inovasi terbaru yaitu paperless office, di mana proses digitalisasi surat menyurat dan arsip dokumen. Selain ramah lingkungan, gerakan ini pun bisa lebih ekonomis dan menghemat anggaran kantor. Lebih canggihnya lagi, surat-menyurat bisa dilakukan secara lebih efisien, dan pengarsipan dokumen bisa jauh lebih rapi.

Konsep paperless sebenarnya telah berkembang sejak lama dan sudah diterapkan dalam bisnis. Ide ini diutarakan oleh Frederick Wilfrid Lancester di dalam bukunya “Toward Paperless Information System” tahun 1978 bahwa paperless adalah sebuah kondisi dalam lingkungan usaha yang full digital, yaitu termasuk upaya dalam mengurangi konsumsi kertas. Meskipun bukan hal baru, beberapa orang masih menganggap konsep ini sebagai hal yang aneh karena kertas telah menjadi medium utama dari bisnis sejak lama.

Paperless office, atau yang biasa disebut dengan paper-free office, merupakan lingkungan kerja yang menggunakan kertas dengan sangat minim dan sebagai gantinya beralih ke dokumen digital. Selain itu, ada juga istilah paperless employee yang berarti pekerja yang berhasil mengurangi penggunaan kertas dalam operasionalnya. Proses peralihan dari kertas fisik ke dokumen elektronik dikenal sebagai digitalisasi.

Meskipun penggunaan kertas ini tidak bisa sepenuhnya dihapuskan, namun setidaknya dengan kemunculan paperless office, penggunaan kertas yang berlebihan itu bisa diminimalisir. Penggunaan kertas pun hanya akan digunakan jika memang dalam situasi mendesak, namun sangat lebih efektif lagi jika semuanya bisa dilakukan secara elektronik.

Banyak manfaat yang dapat diperoleh dengan menggunakan paperless office ini selain menyelamatkan bumi dan menghemat kertas. Beberapa manfaat yang akan didapatkan di antaranya adalah:

1. Ramah Lingkungan

Ilustrasi Ramah Lingkungan
Ilustrasi Ramah Lingkungan. (Sumber: Nick Fewings/Unsplash)

Untuk membuat satu ton kertas, atau sekitar 200.000 lembar kertas, dibutuhkan rata-rata 24 batang pohon. Di seluruh dunia, lebih dari 15 miliar pohon ditebang setiap tahunnya untuk memenuhi permintaan industri kertas. Padahal, pohon di hutan berfungsi sebagai paru-paru dunia yang menyerap karbondioksida, menghasilkan lebih banyak oksigen, serta menyediakan rumah bagi keanekaragaman hayati. Meminimalisir penggunaan kertas tentu saja itu akan membantu dalam menjaga alam kita, di mana kertas sendiri berasal dari bahan dasar bubur kayu. Oleh karena itu, jika kertas bisa diminimalisir tentu saja tidak akan banyak pohon yang ditebang sehingga sangat bagus dalam rangka melestarikan hutan.

2. Praktis dan Efisien

Ilustrasi Seseorang yang Menerapkan Paperless Office
Ilustrasi Seseorang yang Menerapkan Paperless Office. (Sumber: Wes Hicks/Unsplash)

Menggunakan sistem paperless office jauh lebih praktis dan efisien, di mana kita tidak perlu lagi membawa dokumen secara fisik karena dokumen tersebut sudah tersimpan di dalam media penyimpanan seperti database sehingga akan mudah di akses kapan saja dan dimana saja. Selain itu, ketika dokumen dibutuhkan untuk dikirimkan kepada orang lain, bisa dilakukan dengan cepat seperti mengirimkannya melalui email atau media sosial yang dapat diterima secara instan dan real-time.

3. Hemat Waktu

Ilustrasi Hemat Waktu
Ilustrasi Hemat Waktu. (Sumber: Lukas Blazek/Unsplash)

Selain praktis dan efisien, paperless office juga menghemat waktu dalam proses pencarian dokumen atau informasi yang dibutuhkan. Jika semua itu dilakukan secara konvensional tentu saja akan membutuhkan waktu dengan mencari satu per satu dokumen di dalam rak penyimpanan. Namun dengan sistem digitalisasi, maka itu semua bisa dilakukan dengan mudah.

4. Hemat Biaya

Ilustrasi Menghemat Biaya Pengeluaran
Ilustrasi Menghemat Biaya Pengeluaran. (Sumber: Mathieu Stern/Unsplash)

Karena konsep dari paperless office ini adalah mengurangi penggunaan kertas, maka hal ini akan sangat membantu dalam menghemat biaya. Biaya pengeluaran untuk pembelian kertas tersebut, tentu saja bisa dialihkan untuk kebutuhan operasional lainnya.

5. Aman

Ilustrasi Keamanan Data
Ilustrasi Keamanan Data. (Sumber: Dan Nelson/Unsplash)

Membuat dokumen secara konvensional bisa dikatakan kurang dari segi keamanannya karena rentan akan kehilangan ataupun kerusakan. Lain halnya jika dokumen tersebut tersimpan secara digital tentu saja jauh lebih aman, karena sudah tersimpan di dalam database yang terkontrol secara keamanannya. Selain tersimpan secara digital dengan security yang aman, kita juga bisa melakukan backup dokumen tersebut sehingga kekhawatiran dokumen hilang atau rusak bisa diminimalisir.

Ditulis oleh: Yohanna Christiani

Referensi

https://www.greenprophet.com/2021/08/paperless-movement/ diakses pada tanggal 14 September 2021.

https://www.openaccessgovernment.org/embracing-digital-advancements-going-paperless/118423/ diakses pada tanggal 14 September 2021.

https://www.paper.id/blog/bisnis/bisnis-paperless/ diakses pada tanggal 14 September 2021.

https://ledgerowl.com/lima-alasan-untuk-go-paperless/ diakses pada tanggal 14 September 2021.

https://indonesiancloud.com/apa-itu-paperless-office/ diakses pada tanggal 14 September 2021.

https://news.garudacyber.co.id/ diakses pada tanggal 14 September 2021.

Artikel Terkait

Sebarkan Artikel

Bagikan ke Media Sosial​

Share on twitter
Share on facebook
Share on linkedin
Share on pinterest